Barrierefreiheitsgesetz: Barrierefreie PDFs – Warum sie ab 2025 zur Pflicht werden

Was ist PDF/UA?

PDF/UA (Universal Accessibility) ist ein internationaler Standard (ISO 14289), der regelt, wie PDF-Dokumente erstellt sein müssen, damit sie für alle Menschen zugänglich sind – auch für Personen mit Seh-, Hör- oder kognitiven Einschränkungen. Der Standard stellt sicher, dass:

• Inhalte für Screenreader lesbar sind,
• eine sinnvolle Navigationsstruktur (z. B. Überschriften, Listen) vorhanden ist,
• Alternativtexte für Bilder hinterlegt sind,
• das Dokument mit der Tastatur bedienbar ist,
• und Metadaten wie Sprache und Titel korrekt gesetzt sind.

Warum ist PDF/UA ab 2025 so wichtig?

Mit dem BaFG (Österreich) und BFSG (Deutschland) wird die europäische Richtlinie (EU) 2019/882 umgesetzt. Diese verpflichtet viele Unternehmen, digitale Informationen barrierefrei zugänglich zu machen – auch in Form von barrierefreie PDFs .

Besonders betroffen sind:

• Dienstleistungen im E-Commerce (z. B. Webshops),
• digitale Buchungssysteme (z. B. Tourismusportale),
• Verlage mit digitalen Publikationen,
• Banken,
• Transportunternehmen,
• Telekommunikationsanbieter,
• sowie Behörden und andere Dienstleistungserbringer mit Onlineangeboten.

Barrierefreie PDFs / UA-konforme Dokumente sind ein zentraler Bestandteil der geforderten digitalen Barrierefreiheit. Unternehmen, die keine barrierefreien PDFs bereitstellen, riskieren ab 2025 nicht nur Bußgelder bis zu 80.000 €, sondern auch einen Imageverlust. (Quelle: USP)

So funktioniert ein barrierefreies PDF

Ein PDF gilt dann als barrierefreies PDF, wenn es den folgenden Anforderungen entspricht:

• Tagged PDF: Alle Inhalte müssen mit strukturellen Tags (Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen) versehen sein.
• Alternativtexte für Bilder: Jede Grafik braucht einen sinnvollen Beschreibungstext.
• Lesereihenfolge: Die Reihenfolge der Inhalte muss logisch nachvollziehbar und linear aufgebaut sein.
• Navigationselemente: Inhaltsverzeichnisse, Lesezeichen und Verlinkungen müssen korrekt funktionieren.
• Kontrast und Schriftgröße: Texte sollten anpassbar und mit ausreichendem Kontrast gestaltet sein.

Wie Unternehmen sich jetzt vorbereiten sollten

Der Aufwand zur Umstellung auf barrierefreie PDFs kann je nach Umfang der Inhalte erheblich sein. Daher empfiehlt es sich, bereits jetzt folgende Schritte zu setzen:

1. PDF-Workflows überprüfen: Welche Tools und Vorlagen werden verwendet? Unterstützen diese PDF/UA?
2. MitarbeiterInnen schulen: Designer, Redakteure und Entwickler sollten in barrierefreier Dokumentenerstellung geschult werden.
3. Bestehende PDFs prüfen: Mit Tools wie dem PDF Accessibility Checker (PAC) lassen sich PDFs auf Konformität prüfen.
4. Standards implementieren: In neuen Projekten konsequent auf PDF/UA setzen.
5. Beratung einholen: Agenturen oder Spezialisten für digitales Dokumentenmanagement können bei der Umsetzung unterstützen.

So hilft neeyo bei der Umsetzung von PDF/UA

Als spezialisierter Partner im Bereich Customer Communication Management (CCM) begleitet neeyo Unternehmen auf dem Weg zur barrierefreien Kommunikation – von der Analyse über die technische Umsetzung bis zur laufenden Qualitätssicherung.

Unsere Leistungen im Bereich PDF/UA:

1. Versandspezifische Auswahl ob Barrierefreiheit notwendig (Digital) oder nicht (Druck)
2. Automatisiertes Taggen von Abschnitten (Überschriften, Fließtext, usw)
3. Logische Lesereihenfolge durch die Dokumentenstruktur
4. Sprachtags werden automatisch gesetzt
5. Möglichkeit alle weiteren Metadaten händisch zu ergänzen (Alternativtexte für Bilder, Tabellen, usw.)

Fazit: Jetzt starten – mit neeyo als Partner

PDF/UA ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern ein Zeichen für digitale Verantwortung und inklusive Kommunikation. Unsere neeyo Suite erfüllt die Standards für PDF/UA bzw. das Barrierefreiheitsgesetz mit Leichtigkeit. Mit neeyo als Partner müssen Sie sich keine Sorgen um Compliance machen und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren!