Viele Unternehmen nähern sich der elektronischen Rechnung (eRechnung) zunächst über die Pflicht. In der Praxis landen sie jedoch schnell bei ganz anderen Fragen: Können wir eingehende Rechnungen lesbar prüfen? Sind unsere Daten systemübergreifend konsistent? Und wie steuern wir Freigaben, Zustellung und Archivierung ohne neue Medienbrüche?
Spätestens dann wird klar: eRechnung ist mehr als ein neues Format. Sie greift in den gesamten Prozess ein – von den Eingangsdaten über Prüfung und Freigabe bis zur Zustellung und Aufbewahrung. Entscheidend ist deshalb nicht nur, ob eine Rechnung formal korrekt ist, sondern ob der Ablauf dahinter im Alltag belastbar funktioniert.
eRechnung im DACH-Raum: Das gilt aktuell
In Deutschland betrifft das Thema aktuell vor allem den inländischen B2B-Bereich. In Österreich und der Schweiz stehen vor allem Rechnungen an den Bund beziehungsweise die öffentliche Verwaltung im Vordergrund.
- Deutschland: Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen regelmäßig eine elektronische Rechnung zu verwenden. Unternehmen müssen seitdem eRechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind in vielen Fällen noch sonstige Rechnungen zulässig, bei einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro in bestimmten Fällen bis Ende 2027.
- Österreich: Gegenüber dem Bund ist die eRechnung seit Jahren etabliert. Im allgemeinen B2B-Bereich bleibt der Rahmen flexibler: Elektronische Rechnungen dürfen auch per E-Mail, PDF, Web-Download oder als Scan übermittelt werden, wenn der Empfänger zustimmt und Echtheit, Unversehrtheit sowie Lesbarkeit sichergestellt sind.
- Schweiz: Lieferanten der Bundesverwaltung sind zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet, wenn der Vertragswert 5.000 Franken übersteigt. Rechnungen an den Bund können je nach Fall als PDF per E-Mail oder als strukturierter Datensatz über einen Service-Provider eingereicht werden.
Was eine eRechnung ausmacht
Eine eRechnung liegt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vor und ermöglicht die automatisierte Weiterverarbeitung ohne manuelle Zwischenschritte. Während ein digitales Dokument noch keinen digitalen Prozess ersetzt. Erst wenn Systeme Rechnungsdaten automatisch übernehmen und weiterverarbeiten können, entsteht echter Effizienzgewinn.
Im deutschen Kontext orientiert sich das an der Norm EN 16931. Etablierte Formate sind hier vor allem XRechnung und ZUGFeRD.
Warum ein PDF nicht automatisch eine eRechnung ist
Viele setzen digitale Rechnungen mit PDF gleich. Für Deutschland ist diese Annahme seit 2025 nicht mehr tragfähig. Denn ein einfaches PDF gilt dort im B2B nicht als eRechnung, sondern als sonstige Rechnung. Eine eRechnung muss strukturiert sein und elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein PDF kann zwar die menschenlesbare Ansicht liefern – der entscheidende Teil ist aber der maschinenlesbare Datensatz. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sind im Zweifel die Daten des strukturierten Teils maßgeblich.
In Österreich ist der Rahmen im B2B offener, solange Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind. In der Schweiz akzeptiert der Bund je nach Einreichungsweg sowohl PDF per E-Mail als auch strukturierte Datensätze.
Wo eRechnung Mehrwert schafft
Der Nutzen zeigt sich nicht nur im papierlosen Versand, sondern im Alltag.
- Können wir eRechnungen heute sicher empfangen und lesbar machen?
Seit Januar 2025 müssen Unternehmen eRechnungen empfangen können. In der Praxis reicht der reine Eingang nicht: Rechnungen müssen auch lesbar, prüfbar und weiterverarbeitbar sein. - Wo entstehen Medienbrüche zwischen ERP, Freigabe und Versand?
Genau dort steigen Aufwand, Fehlerquote und manuelle Nacharbeit. Wer Rechnungsdaten aus mehreren Systemen zusammenführt, Freigaben außerhalb des eigentlichen Prozesses organisiert oder Zustellwege historisch getrennt steuert, schafft neue Reibung statt Effizienz. - Wie dokumentieren wir Zustellung und Archivierung?
In Deutschland muss bei eRechnungen zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. In Österreich müssen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg sichergestellt werden.
eRechnung ist kein reines Pflichtthema. Sie schafft die Grundlage für stabilere Abläufe und für mehr Steuerbarkeit im Dokumentenprozess. Der Nutzen digitaler und automatisierter Rechnungsverarbeitung wird von öffentlichen Stellen im DACH-Raum ausdrücklich mit weniger Fehlern, beschleunigten Prozessen und geringerem administrativem Aufwand beschrieben.
eRechnung in der Umsetzung: Typische Herausforderungen
Die größten Hürden beginnen selten beim Dateiformat, sondern dort, wo Rechnungsdaten aus mehreren Systemen kommen, Freigaben außerhalb des eigentlichen Prozesses laufen und historisch gewachsene Ausnahmen den Standard bremsen.
Typische Herausforderungen:
- Daten kommen aus zu vielen Systemen
Je mehr Quellen beteiligt sind, desto höher ist das Risiko für Medienbrüche, Dubletten und unvollständige Angaben. Ohne konsistente Datenbasis wird auch der eRechnungsprozess instabil. - Freigaben laufen außerhalb des Systems
Manuelle Schleifen kosten Zeit und machen Abläufe fehleranfällig. Klare Prüf- und Freigabelogiken schaffen Verlässlichkeit. - Zustellwege sind historisch gewachsen
Unterschiedliche Empfänger erwarten unterschiedliche Kanäle. Unternehmen brauchen deshalb eine zentrale Steuerung für digitale und physische Zustellung. - Sonderfälle bremsen den Standardprozess
Je mehr Ausnahmen ungepflegt mitlaufen, desto instabiler wird der Ablauf. Saubere Regeln und Varianten sind von Beginn an wichtig. - Archivierung kommt zu spät ins Projekt
Wer Dokumentation und Nachweisbarkeit erst am Ende mitdenkt, schafft neue Lücken. Rechtssichere Aufbewahrung ist kein Nachtrag, sondern Teil des Prozesses.
Wo CCM-Systeme im eRechnungsprozess ansetzen
Damit eRechnung im Alltag funktioniert, reicht die Umwandlung in ein strukturiertes Format nicht aus. Entscheidend ist, dass Erstellung, Prüfung, Freigabe, Zustellung und Archivierung sauber ineinandergreifen.
Dafür müssen Rechnungsdaten strukturiert vorliegen und ohne manuelle Zwischenschritte weiterverarbeitet werden können. Ebenso wichtig ist die Anbindung an ERP- und Fachsysteme, damit Daten konsistent aus den relevanten Quellsystemen übernommen werden.
Prüfungen und Freigaben müssen transparent und kontrollierbar ablaufen. Auch die Zustellung sollte sich je nach Empfänger gezielt steuern lassen – etwa per E-Mail oder über Portale. Dokumentation und Archivierung sind von Beginn an im Prozess zu verankern, damit Änderungen, Versandwege und Dokumente nachvollziehbar erfasst und revisionssicher abgelegt werden.
Erst wenn diese Bausteine zusammenspielen, wird aus eRechnung ein belastbarer Prozess. Genau hier setzen CCM-Systeme an: Sie helfen dabei, Dokumentenerstellung, Freigaben, Zustellung und Archivierung in einem durchgängigen Ablauf zusammenzuführen.
Praxisbeispiel: docuguide im Einsatz bei der Deutschen Post
Als offizieller Dienstleister der Deutschen Post AG (DPAG) und Deutsche Post E-POST Solutions (EPS) entwickelt und stellt neeyo das DPAG-Produkt docuguide bereit. Die Lösung zeigt, wie sich eRechnung in einen belastbaren Ablauf überführen lässt:
Dokumente können vollautomatisiert physisch und elektronisch verarbeitet und versendet werden, ergänzt um Multi-Channel-Output, E-Invoicing mit XRechnung und ZUGFeRD sowie Freigabe-Workflow. Damit wird greifbar, wie docuguide Dokumentenerstellung, Verarbeitung und Versand in einem durchgängigen Prozess zusammenführt.
Mehr dazu in unserer Case Study:
docuguide bei der Deutschen Post
In Projekten wird eRechnung nicht am Format entschieden, sondern an der Qualität des Prozesses. Genau hier setzt docuguide an: Die Lösung bringt Dokumentenerstellung, Freigaben, Verarbeitung und Versand in einen Ablauf, der im Alltag belastbar funktioniert.
Steffen Böhringer, neeyo Co-CEO und Mitgründer von docuguide
Bereit für eRechnungen? Check zum Download
Sie möchten das Thema für Ihr Unternehmen einordnen? Das PDF bietet schnelle Orientierung und bündelt die wichtigsten Prüffragen rund um Empfang, Daten, Freigaben, Zustellung und Archivierung – kompakt, praxisnah und auf den Punkt.
Jetzt Selbstcheck herunterladen (pdf)
Fazit
eRechnung ist im DACH-Raum längst mehr als eine Pflicht. Deutschland treibt das Thema im inländischen B2B seit 2025 deutlich voran, Österreich und die Schweiz setzen vor allem im Umfeld der öffentlichen Verwaltung auf elektronische Rechnungsprozesse.
Für Unternehmen zählt deshalb nicht nur, ob ein Format technisch erzeugt werden kann. Entscheidend ist, ob Daten, Freigaben, Zustellung und Archivierung als belastbarer Prozess zusammenlaufen. Genau dort entsteht aus einer regulatorischen Anforderung ein tragfähiger Ablauf mit echtem Mehrwert.
Quellen: