Rechnungen und Dokumente produzieren, die Kunden wirklich verstehen
Die Stadtwerke Uelzen arbeiten seit mehr als zehn Jahren mit Formware – heute Teil der neeyo Group – zusammen. Die Kooperation begann mit der Umsetzung der Jahresendrechnungsproduktion.
Aus dem ERP exportierte Daten wurden von Formware professionell gelayoutet und produziert. Besonders herausfordernd war dabei der breite Versorgungskatalog – Strom, Gas, Wasser und Abwasser.
Mit der Zeit kamen Mahnungen, Preisinformationen und weitere Dokumente hinzu. Gleichzeitig stieß das bestehende Abrechnungssystem an Grenzen: vor allem in puncto Layout-Freiheit und einer verständlichen Darstellung für Endkunden.
Ziel: Rechnungen, die sofort verständlich sind
Die Stadtwerke wollten Rechnungen, die Kunden intuitiv verstehen – klar strukturiert, leicht interpretierbar und visuell nachvollziehbar.
Standard-ERP-Rechnungen erfüllen diese Anforderungen nicht. Sie sind funktional, aber für Kunden oft unübersichtlich und schwer konsumierbar.
Deshalb brauchte es:
- mehr Flexibilität in der Dokumentenproduktion
- ein modernes, professionelles Rechnungslayout, das Rückfragen reduziert und die Kundenzufriedenheit erhöht
Gemeinsame Umsetzung als Basis für modernen Rechnungsprozess
Nach einer gemeinsamen Analysephase entschieden sich die Stadtwerke Uelzen, ihre Dokumentenprozesse auf die Lösung Connext Cube von neeyo umzustellen.
Im Laufe von rund einem Jahr wurden alle relevanten Dokumente gemeinsam umgesetzt, getestet und optimiert. Parallel wurden die Mitarbeitenden geschult.
Insgesamt wurden über 15 Dokumententypen umgesetzt, darunter Jahresendrechnungen, Mahnungen, Preisanpassungen, Begrüßungsschreiben und Kampagnenpost.
Die größte Aufgabe lag in der Gestaltung klarer, leicht konsumierbarer Rechnungen. Gemeinsam wurde ein Layout entwickelt, das komplexe Dokumente
- visuell strukturiert,
- logisch aufbaut,
- und erklärungsbedürftige Elemente verständlich macht.
Dieser hohe gestalterische Anspruch verlangte zunächst etwas mehr Zeit – hat sich aber langfristig enorm ausgezahlt.
Heute arbeiten rund 15 Mitarbeitende im Kundenzentrum täglich mit der Lösung.
Ergebnis: Weniger Aufwand, mehr Klarheit
Durch die Umstellung auf die neeyo-Lösung können die Stadtwerke Uelzen ihre Rechnungen und Dokumente heute vollständig eigenständig aus einer Hand produzieren.
Die wichtigsten Vorteile:
- Verständliche Rechnungen: Dank des neuen Designs gehen deutlich weniger Rückfragen bei den Stadtwerken ein. Kunden verstehen ihre Rechnungen besser, was sowohl Servicekosten reduziert als auch die Zufriedenheit erhöht.
- Weniger interner Aufwand: Manuelle Schritte entfallen, Abstimmungen mit externen Dienstleistern sind nicht mehr nötig.
- Kosteneinsparungen: Reduzierte Produktions- und Materialkosten sowie der Wegfall manueller Tätigkeiten wie Drucken, Kuvertieren und Postauslieferung entlasten zusätzlich.
- Hohe Flexibilität: Regulatorische Anpassungen, Preisänderungen und neue Informationen können kurzfristig umgesetzt werden.
- Positives Feedback aus dem Team: Die Bedienung ist einfach und effizient; der interne Supportaufwand ist minimal.
- Professioneller Markenauftritt: Die neuen Rechnungen gelten laut neeyo als eines der besten und nutzerfreundlichsten Layouts im gesamten Portfolio.
Fazit
Die Kombination aus langjähriger Zusammenarbeit, tiefem Prozessverständnis und dem modernen Lösungsportfolio von neeyo hat die Stadtwerke Uelzen in die Lage versetzt, Rechnungen und Dokumente zu erstellen, die Kunden sofort verstehen.
Eine Erfolgsgeschichte, die zeigt, wie partnerschaftliche Entwicklung und kundenorientiertes Design echte Veränderungen bewirken.
