Eine Rechnung soll als PDF bereitgestellt werden, eine Auftragsbestätigung erhält ein neues Layout, für eine weitere Gesellschaft ist eine zusätzliche Sprachvariante erforderlich. Die Geschäftsdaten liegen in SAP – daraus soll ein Dokument entstehen, das gedruckt, digital bereitgestellt oder weiterverarbeitet werden kann.
Für die Erzeugung von PDFs und Formularen aus SAP gibt es verschiedene Wege. Adobe Forms ist dabei seit vielen Jahren ein gängiger Ansatz.
Mit zusätzlichen Varianten und Änderungen erweitert sich jedoch die Aufgabe. Neben der PDF-Erzeugung rückt die zentrale Steuerung von Inhalten, Varianten und Änderungen in den Vordergrund.
Wie entstehen PDFs und Formulare aus SAP?
Für ein Geschäftsdokument stellt SAP die benötigten Daten bereit. Die Formularvorlage legt fest, welche Inhalte daraus in welcher Form ausgegeben werden.
Je nach Anwendungsfall lassen sich Texte, Datenfelder, Tabellen oder Layoutvarianten berücksichtigen. So entstehen aus SAP-Daten etwa Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen.
Welche Aufgabe übernimmt die Formularvorlage?
Die Vorlage verbindet Geschäftsdaten mit dem Aufbau des Dokuments. Sie definiert unter anderem:
- Datenfelder und deren Position
- Texte und Textbausteine
- Tabellen und wiederkehrende Bereiche
- Logos und Gestaltungselemente
- Bedingungen für bestimmte Inhalte
- Seitenaufbau und Formatierung
Bei einer Rechnung liefert SAP etwa Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen und Gesamtbetrag. Die Formularvorlage bestimmt, wie diese Informationen im fertigen Dokument dargestellt werden. Hier setzt die Adobe-basierte Formularerstellung im SAP-Umfeld an.
Adobe Forms im SAP-Umfeld
Adobe Forms ist ein etablierter Ansatz für die Formularerstellung in SAP-S/4HANA-Umfeld. Adobe Document Services verbinden die – aus SAP bereitgestellten – Geschäftsdaten mit dem Form Template und übernehmen die Dokumentengenerierung. So lässt sich beispielsweise ein PDF aus SAP erzeugen.
Eigene Formularvorlagen können mit Adobe LiveCycle Designer erstellt und angepasst werden. Neben dem Betrieb in On-Premises-Umgebungen steht mit SAP Forms Service by Adobe auch ein Cloud-Service auf der SAP Business Technology Platform zur Verfügung.
Was lässt sich mit Adobe Forms abbilden?
Adobe Forms unterstützt unterschiedliche Anforderungen an SAP-Geschäftsdokumente. Daten aus SAP können dynamisch in Formulare einfließen, Inhalte abhängig von Geschäftsdaten gesteuert und verschiedene Layouts oder Sprachvarianten abgebildet werden.
Damit lassen sich sowohl standardisierte Dokumente als auch unterschiedliche Ausprägungen für Gesellschaften, Märkte oder Anwendungsfälle umsetzen. Je nach Szenario können neben klassischen Printformularen auch interaktive Formulare genutzt werden.
Damit ist Adobe Forms für viele Anforderungen an die Formularerstellung mit SAP gut geeignet.
Wenn Anforderungen über das Formular hinausgehen
Mit zusätzlichen Varianten steigt der Aufwand für Pflege und Abstimmung. Ein geänderter Pflichttext kann schnell mehrere Vorlagen betreffen. Auch bei kleineren inhaltlichen Änderungen können je nach Formularlandschaft SAP-Know-how und Tests erforderlich sein. Für die Fachabteilung zählt damit, welche Inhalte sie selbst pflegen kann und wo die IT eingebunden werden sollte.
Kommen weitere Datenquellen, Fachanwendungen oder Ausgabekanäle hinzu, wächst die Aufgabe über die Formularerstellung hinaus.
Entscheidend ist dann, welche Aufgaben Adobe Forms übernimmt – und welche außerhalb des SAP-Kerns flexibler organisiert werden können.
Für die Einordnung zählen vor allem:
- Häufigkeit von Änderungen an Inhalten und Layouts
- Zuständigkeiten für Pflege und Anpassungen
- beteiligte Systeme und Ausgabekanäle
Nicht jede gewachsene Formularlandschaft braucht einen neuen Ansatz. Maßgeblich ist, wie gut sich Inhalte, Änderungen und Verantwortlichkeiten in der bestehenden Umgebung steuern lassen.
Wann ein entkoppelter Ansatz sinnvoll sein kann
Sollen Inhalte stärker außerhalb des SAP-Kerns gepflegt werden, gewinnen zentrale Bausteine und klar geregelte Zuständigkeiten an Bedeutung.
Hier kann neeyo ansetzen.
SAP bleibt das führende fachliche System und liefert die Geschäftsdaten. neeyo unterstützt dort, wo Vorlagen, Inhalte und Ausgabesteuerung zentraler und flexibler organisiert werden sollen und lässt sich über zertifizierte SAP-Schnittstellen in bestehende Landschaften integrieren.
Eine solche Entkopplung bietet sich an, wenn Unternehmen
- Änderungen stärker von der SAP-Entwicklung entkoppeln
- Inhalte und Sprachvarianten über mehrere Dokumente hinweg zentral pflegen
- Fachabteilungen mehr Inhalte eigenständig pflegen lassen
- Inhalte über SAP- und Non-SAP-Systeme hinweg wiederverwenden
- hohe Dokumentenvolumina performant und skalierbar verarbeiten
- Druck und digitale Kanäle gemeinsam steuern
Dabei geht es nicht automatisch um eine vollständige Ablösung bestehender Adobe-Formulare. Existierende und neue Ansätze können parallel genutzt und schrittweise weiterentwickelt werden.
Mehr zum Them: Lesen Sie unseren Beitrag „SAP Output Management: Wie SAP und neeyo zusammenspielen“.