Das Dokument ist erstellt. Der Prozess noch nicht.
Aus SAP-Daten entstehen Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen oder Lieferscheine. Rund um diese Dokumente passiert jedoch meist mehr als die reine Erstellung. Inhalte ändern sich. Sprach- und Layoutvarianten kommen hinzu. Dokumente werden geprüft, weiterverarbeitet und über unterschiedliche Wege bereitgestellt. Teilweise fließen Informationen aus weiteren Systemen ein.
Im SAP S/4HANA Output Management lassen sich unter anderem Empfänger, Ausgabekanal und Formularvorlage bestimmen. Wenn Dokumente darüber hinaus über mehrere Systeme hinweg verarbeitet, ergänzt, freigegeben oder verteilt werden sollen, wird aus der Dokumentenerstellung ein übergreifender Output-Prozess.
Entscheidend ist dann nicht nur, wie das Dokument entsteht. Sondern wie Daten, Inhalte, Verarbeitung und Ausgabe zusammenspielen.
Hier kann ein externes Output-Management-System ergänzen. SAP bleibt das führende System für den Geschäftsvorgang. Weitere Aufgaben im Dokumenten- und Kommunikationsprozess werden dort gesteuert, wo sie fachlich und technisch sinnvoll abgebildet werden können.
Wie aus SAP-Daten zunächst PDFs und Formulare entstehen und welche Rolle Adobe Forms dabei spielen kann, zeigen wir im Beitrag „PDF aus SAP erzeugen: Was dabei wichtig ist“.
SAP und neeyo im Zusammenspiel
Klare Aufgaben. Ein durchgängiger Output-Prozess.
SAP liefert den Geschäftskontext und die relevanten Daten. Die neeyo Suite kann dort ergänzen, wo Dokumente erstellt, Inhalte zentral gepflegt, zusätzliche Informationen eingebunden, Verarbeitungsschritte automatisiert oder unterschiedliche Ausgabewege gesteuert werden sollen.
Wie diese Aufgaben verteilt werden, hängt von der bestehenden SAP- und Systemlandschaft ab. Ein bereits in SAP erzeugtes Dokument kann beispielsweise für die weitere Verarbeitung an ein externes Output Management übergeben werden. In anderen Szenarien werden SAP-Daten mit Vorlagen, Texten oder Informationen aus weiteren Fachsystemen verbunden.
Damit bleibt SAP fest in den Geschäftsprozess eingebunden. Gleichzeitig können Aufgaben rund um Dokumentenerstellung und Output gezielt ergänzt werden.
Vom Geschäftsfall zur fertigen Kommunikation
Ein Vorgang. Vier typische Aufgaben im Dokumentenprozess.
Ein SAP-Output-Prozess mit neeyo lässt sich – abhängig von der jeweiligen Architektur – vereinfacht in vier Bereiche gliedern:
- Geschäftsdaten bereitstellen
SAP liefert die relevanten Daten und den Kontext des Geschäftsvorgangs. - Dokumente und Inhalte aufbereiten
Vorlagen, Textbausteine, Sprach- oder Layoutvarianten werden eingebunden. Dokumente können dabei auch für Anforderungen wie Barrierefreiheit, etwa nach PDF/UA, aufbereitet werden. Bei Bedarf kommen Informationen aus weiteren Systemen hinzu. - Verarbeitung steuern
Regeln, Prüfungen und Freigaben werden in den Prozess integriert. Dokumente lassen sich beispielsweise standardisieren, zusammenführen oder für bestimmte Formate weiterverarbeiten. - Output bereitstellen
Die fertige Kommunikation wird über den vorgesehenen Kanal bereitgestellt – etwa per E-Mail, über ein Portal, via Messenger oder gedruckt. Formate wie PDF oder strukturierte E-Rechnungen werden entsprechend für die weitere Ausgabe aufbereitet.
Die neeyo Suite unterstützt diese Aufgaben von der Dokumentenerstellung über Verarbeitung und Workflow bis zur Verteilung.
Was eine klare Aufgabenverteilung im Alltag bringt
Komplexe Anforderungen. Klar gesteuert.
Zentral gepflegte Inhalte und wiederverwendbare Bausteine schaffen eine verlässliche Basis für unterschiedliche Dokumente und Varianten. Änderungen werden an einer definierten Stelle vorgenommen und konsistent übernommen.
Klare Rollen trennen fachliche Pflege von technischen Aufgaben. Fachbereiche können definierte Inhalte selbst bearbeiten, während Integrationen und Systemanpassungen bei der IT bleiben. So wird nicht jede Text- oder Inhaltsänderung zum SAP-Entwicklungsthema.
Kommen weitere Systeme hinzu, werden ihre Informationen dort eingebunden, wo sie für die Kommunikation benötigt werden. Regeln, Prüfungen und Freigaben sorgen dafür, dass Abläufe nachvollziehbar bleiben.
Auch bei hohen Dokumentenvolumina und komplexen Output-Prozessen spielt Performance eine zentrale Rolle. Eine performante Dokumentenerzeugung und Verarbeitung sorgt dafür, dass auch umfangreiche oder variantenreiche Dokumente zuverlässig gerendert und für die weitere Ausgabe bereitgestellt werden.
So können bestehende SAP-Prozesse weiter genutzt und um zusätzliche Anforderungen an Inhalte, Verarbeitung und Ausgabe ergänzt werden.
Typische SAP-Output-Prozesse
Ein Prinzip. Unterschiedliche Geschäftsvorgänge.
Rechnungen und Abrechnungen
SAP liefert relevante Geschäfts- und Abrechnungsdaten. Im weiteren Dokumentenprozess können zusätzliche Informationen, länderspezifische Inhalte oder unterschiedliche Layoutvarianten ergänzt werden.
Je nach Anforderung lassen sich Rechnungen anschließend beispielsweise als PDF oder strukturiertes E-Rechnungsformat aufbereiten und digital oder physisch bereitstellen.
Auftragsbestätigungen, Bestellungen und Lieferscheine
Auch klassische SAP-Geschäftsdokumente unterscheiden sich häufig nach Gesellschaft, Sprache, Produkt oder Empfänger.
Zentral gepflegte Vorlagen und wiederverwendbare Inhalte erleichtern es, diese Varianten konsistent zu steuern. Änderungen an gemeinsamen Bestandteilen können an einer Stelle gepflegt und für die jeweiligen Dokumente genutzt werden.
Vertrags-, Kunden- und Servicekommunikation
Nicht jeder Kommunikationsprozess basiert ausschließlich auf Daten aus dem SAP. Bei Vertragsunterlagen, Serviceinformationen oder individueller Kundenkommunikation fließen häufig Daten aus mehreren Fachsystemen zusammen.
Ein übergreifender Dokumentenprozess verbindet diese Informationen mit den passenden Inhalten, Regeln und Freigaben und bereitet sie für den jeweiligen Kommunikationsanlass auf.
Dasselbe Prinzip lässt sich auf weitere Szenarien übertragen – etwa auf Preis- und Produktkommunikation im Handel oder Tarif- und Servicekommunikation bei Energieversorgern.
Technisch integriert. Von SAP geprüft.
Für die technische Anbindung an SAP S/4HANA steht bei neeyo eine von SAP zertifizierte Integration über das Integrationsszenario S/4-BC-XOM zur Verfügung.
Geprüft wurde die Implementierung der Schnittstelle S/4-BC-XOM Interface 2.2. Damit ist die technische Konformität der Schnittstellenintegration mit den SAP-Zertifizierungsverfahren bestätigt.
Mehr zum Thema: Lesen Sie unseren Beitrag „PDF aus SAP erzeugen: Was dabei wichtig ist“.