Bei der Migration eines Customer Communication Management (CCM)-Systems entscheidet die Reihenfolge mit über den Verlauf des Projekts. Zielbestand, Abhängigkeiten, Zeitpunkt und Testbarkeit helfen dabei, Dokumente und Prozesse sinnvoll zu priorisieren. KI kann unterstützen, gewachsene Template-Bestände schneller zu strukturieren und Zusammenhänge sichtbar zu machen.
Die Migration ist beschlossen. Der Bestand ist erfasst. Offen bleibt die Reihenfolge: Welche Dokumente und Prozesse ziehen zuerst um? Denn ein Dokument steht in einer gewachsenen CCM-Landschaft selten für sich. Templates sind mit Daten, Regeln, Bausteinen, Schnittstellen oder Freigaben verbunden. Manche Kommunikationsprozesse laufen täglich. Andere nur zu bestimmten Terminen. Einige lassen sich eindeutig testen. Bei anderen fehlen zunächst noch Voraussetzungen.
Für die Reihenfolge zählt nicht ein Merkmal allein. Entscheidend ist, welche Dokumente und Prozesse sinnvoll gemeinsam umziehen können.
Vor der Priorisierung steht der Zielbestand
Gewachsene Template-Bestände enthalten Varianten, Sonderfälle und historisch entstandene Strukturen. Bevor eine Reihenfolge festgelegt wird, sollte deshalb geklärt sein, was tatsächlich migriert werden soll.
Eine mögliche Einordnung:
- übernehmen: Inhalt und Prozess werden weiterhin benötigt.
- konsolidieren: ähnliche Varianten oder Templates werden zusammengeführt.
- neu aufbauen: die bestehende Struktur passt nicht mehr zum Zielbild.
- entfallen lassen: das Template wird künftig nicht mehr benötigt.
Praxisbeispiel: Erst analysieren, dann migrieren.
Bei einem Versicherer wuchs der Template-Bestand über mehrere Generationen auf mehr als 1.800 Templates an. Eine Bestandsanalyse zeigte, dass rund 30 Prozent davon faktisch nicht mehr genutzt wurden. Statt den gesamten Bestand zu übernehmen, schafft eine solche Einordnung die Grundlage für Bereinigung und Priorisierung.
KI kann dabei unterstützen, größere Bestände zu analysieren, ähnliche Strukturen zu gruppieren und potenzielle Dubletten oder nicht mehr genutzte Templates sichtbar zu machen. Die fachliche Bewertung und Entscheidung über Übernahme, Konsolidierung oder Entfall bleibt beim Projektteam. Dieses Human-in-the-loop-Prinzip hält die Verantwortung bewusst im Prozess.
Welche Kriterien bei der Priorisierung helfen
Ist der Zielbestand geklärt, geht es um die Reihenfolge. Je nach Projekt zählen dabei unterschiedliche Faktoren. Für die Priorisierung spielen fachliche Relevanz, Zeitpunkt, Abhängigkeiten und Testbarkeit eine zentrale Rolle.
1. Fachliche Relevanz: Welche Bedeutung hat die Kommunikation?
Für die Einordnung helfen Fragen wie:
- Wie häufig wird das Dokument benötigt?
- Welche Kunden- oder Geschäftsprozesse hängen davon ab?
- Sind vertragliche oder regulatorische Anforderungen betroffen?
- Welche Auswirkungen hätte ein Fehler oder Ausfall?
2. Zeitpunkt: Wann passt die Umstellung?
Versandspitzen, Jahreszyklen, regulatorische Termine oder laufende Änderungen können beeinflussen, wann sich eine Dokumentengruppe sinnvoll umstellen lässt.
Relevant sind zum Beispiel:
- saisonale oder periodische Versandspitzen
- Abrechnungs- und Jahreszyklen
- geplante Produkt- oder Prozessänderungen
- regulatorische Termine
3. Abhängigkeiten: Was gehört zusammen?
Mehrere Dokumente können dieselben Daten, Regeln oder Inhaltsbausteine nutzen. Schnittstellen zu CRM-, ERP-, Billing- oder Archivsystemen können weitere Abhängigkeiten schaffen.
Für die Planung ist deshalb relevant:
- Welche Daten werden benötigt?
- Welche Regeln und Bausteine werden gemeinsam genutzt?
- Welche Systeme und Schnittstellen sind beteiligt?
- Welche weiteren Templates hängen davon ab?
- Welche Ausgabe-, Versand- oder Archivprozesse gehören dazu?
Praxisbeispiel: Gewachsener Bestand. Neu bewertet.
Bei einem anonymisierten Bankenprojekt wurde die bestehende Plattform 1:1 auf die neue Umgebung übertragen. Mehrfach gepflegte Bausteine und gewachsene Strukturen blieben bestehen – die Komplexität wanderte mit.
Eine KI-gestützte Bestandsanalyse kann dabei unterstützen, wiederkehrende Strukturen und Abhängigkeiten früher zu erkennen, bevor sie ungeprüft in die neue Umgebung übernommen werden. Diese Transparenz hilft, Dokumente nicht isoliert zu betrachten, sondern zusammengehörige Templates als sinnvolle Gruppen für eine Migrationsetappe zu planen.
4. Testbarkeit: Wie zuverlässig lässt sich das Ergebnis prüfen?
Eine Migrationsetappe lässt sich besser einordnen, wenn klar ist, wie das Ergebnis geprüft und fachlich abgenommen werden kann.
Dazu gehören zum Beispiel:
- geeignete Testdaten
- bekannte Soll-Ergebnisse
- relevante Varianten und Sonderfälle
- definierte Prüfkriterien
- verfügbare fachliche Ansprechpartner
- ein geklärter Freigabeprozess
Sind einzelne Punkte noch offen, wird sichtbar, was vor der Umsetzung vorbereitet werden sollte.
Aus der Bewertung wird eine Migrationsetappe
Erst im Zusammenspiel der Kriterien zeigt sich, welche Dokumente sich für eine gemeinsame Migrationsetappe eignen.
Ein Template kann für sich betrachtet einfach wirken und trotzdem zurückgestellt werden, wenn benötigte Datenquellen oder Schnittstellen noch nicht bereitstehen. Umgekehrt kann es sinnvoll sein, mehrere Vorlagen gemeinsam zu migrieren, wenn sie auf denselben Bausteinen, Regeln oder Prozessen aufsetzen.
Für den Start eignen sich Etappen mit überschaubarem Risiko, die bereits zentrale Anforderungen des weiteren Bestands einbeziehen – etwa Daten, Regeln oder Schnittstellen. So lassen sich relevante Abläufe früh erproben, ohne die erste Etappe unnötig komplex zu machen.
Aus der Praxis: Konzept & Marketing GmbH
Wie eine CCM-Ablösung in der Praxis aussehen kann, zeigt Konzept & Marketing (k+m). Dort wurde DOPiX durch die neeyo Suite ersetzt und rund 250 relevante Dokumentvorlagen migriert.